Timeworks ohjeet
Päivittyvät ohjeet Timeworks- järjestelmän käyttöön. Päivitetty 20.9.2024
Kaikki asiointi tapahtuu Timeworks järjestelmään kirjautuen pankkitunnistautumisen kautta. Tilavarauspyyntöjä tai peruutuksia ei pankkitunnistautumisehdon vuoksi voida jatkossa enää ottaa vastaan puhelimitse, sähköpostitse tai vapaa-aikakeskuksella asioidessa. Pankkitunnistautuminen korvaa henkilötietojen manuaalisen käsittelyn ja siten parantaa tietoturvaa.
Tilojen käyttö on edelleen mahdollista vain vahvistettujen tilavarausten mukaisesti. Kun lähetät järjestelmässä varaus- tai peruutuspyynnön, menee se ensin käsittelyyn, jonka jälkeen saat sähköposti-ilmoituksen pyyntösi hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Pyyntöjä käsitellään palveluaikojen puitteissa.
Asiakas on velvollinen tarkistamaan anottujen ja hyväksyttyjen varausten tiedot sekä ylläpitämään asiakastietonsa aina ajantasalla.
Käyttöongelmat ja palautteet
Timeworks on kehitysvaiheessa oleva varausjärjestelmä ja arvostamme kaikkea palautetta, jonka avulla voimme kehittää ja ratkoa järjestelmän käyttöön liittyviä ongelmia. Jotta palautteet tulevat huomioitua systemaattisesti, jätäthän ne ja muut yhteydenottopyynnöt Timeworks järjestelmän käyttöön liittyvistä huomioista, epäkohdista ja vikatilanteista tämän lomakkeen kautta: https://q.surveypal.com/Timeworks-palaute
Näin kirjaudut järjestelmään:
Yksityishenkilönä tai yhdistysten ja yritysten puolesta asioidessa valitse aina Suomi.fi tunnistus. Kirjautumatta varauksia ei voi tehdä.
Pirkkalan kunta organisaation puolesta asioidessa valitaan Pirkkala login. Sisäisille käyttäjille löytyy omat ohjeet Pirkut- intrassa.
Ongelmat kirjautuessa:
- Nordean verkkopalvelussa ollut häiriöitä viime aikoina. Jos omistat toisen pankin tunnukset, kirjaudu niillä tai kokeile myöhemmin uudestaan.
- Pankkitunnistautumisen jälkeen sivu jää joskus looppiin ja pyytää kirjautumaan aina vain uudelleen. Tämän voi ohittaa siirtymällä järjestelmässä muulle sivulle.
Tilojen varaaminen – Varauspyynnöt
Tilojen varaaminen vaatii aina kirjautumisen järjestelmään ja suomi.fi- tunnistautumisen (=pankkitunnuksilla tunnistautuminen).
Asioidessa tietokoneella, tunnistautumisen jälkeen:
- Etsi haluamasi tila ja aika ja lisää se ostoskoriin.
- Siirry ostoskoriin oikeasta sivupalkista painamalla Siirry maksamaan.
- Täytä varaukselle julkinen aihe. Älä koskaan kirjoita mitään henkilötietoja tähän.
- Lue ja hyväksy varausehdot.
- Valitse maksutapa:
- Verkkomaksu EI TOIMI TOISTAISEKSI (Hyväksytyn varauksen mukana saat linkin verkkomaksua varten)
- Maksu kassaan (Käytössä vain vapaa-aikakeskuksen tiloissa. Valitse kassaan maksu myös silloin, kun maksat vapaa-aikakeskuksella liikuntaeduilla)
- Laskutus (Vain laskutusasiakkaille. Laskutusraja 10€)
- Paina lähetä ja saat sähköpostiviestin, että varauspyyntösi on lähetetty käsiteltäväksi.
- Saat uuden sähköpostiviestin, kun varauksesi on hyväksytty tai hylätty. Lue viestin ohjeet huolella. Jos maksutapana on verkkomaksu, saat hyväksymisviestin mukana maksulinkin.
Yhdistysten ja yritysten puolesta asioiminen
Suomi.fi- kirjautumisen jälkeen voit hakea valtuutusta toimia organisaation puolesta Omat tiedot- sivulla Asiointiroolit- välilehdellä. Hae yhteisöä, johon haluat liittyä, kirjoittamalla yhteisön virallinen koko nimi organisaatio ruutuun ja paina hae.
Jos organisaatiota ei löydy haun kautta, organisaation vastuuhenkilön tulee ensin ilmoittaa organisaatio lisättäväksi. Uusi organisaatio lisätään valitsemalla ruudun ”Lähetä asiointirooli uuteen organisaatioon” ja täyttämällä yhteisön tiedot. Pirkkalan kunta käsittelee organisaatioiden lisäyspyynnöt. Hyväksymisen jälkeen organisaation lisännyt vastuuhenkilö hyväksyy kaikki kyseiseen organisaatioon asiointilupaa anovat henkilöt aina kun uusi henkilö hakee asiointilupaa kyseiseen organisaatioon.
Omat varaukset ja omat tiedot
Omat varauspyynnöt ja varaukset näkyvät sivulla Omat tiedot, jonne pääset klikkaamalla omaa nimeäsi ruudun oikeassa ylänurkassa. Ennen 16.9. tehdyt varaukset eivät automaattisesti näy Omat tiedot sivulla, vaan vaativat varausten erikseen yhdistämisen, joka voidaan tehdä sen jälkeen, kun olet kertaalleen kirjautunut järjestelmään. Jos et näe omia ennen 16.9. tehtyjä varauksiasi kirjautuessasi, ole yhteydessä kunnan asiointipisteelle.
Varausten peruuttaminen
Kirjaudu järjestelmään ja siirry Omat tiedot sivulle klikkaamalla omaa nimeäsi ruudun oikeassa ylänurkassa. Valitse vuoro, josta haluat lähettää peruutuspyynnön ja paina Pyydä peruutusta. Peruutuspyynnöt käsitellään peruutusehtojen mukaisesti.
Tapahtumavuorojen anominen
Täytä varaushakemus silloin, kun tapahtumavaraukselle ei löydy suoraan vapaata aikaa ja varaus tulisi muiden käyttövuorojen päälle tai tapahtuma sijoittuu tuleville käyttökausille, jotka eivät vielä ole avoinna. Lomake löytyy kategoriasta Uusi vuorohakemus ja Yleinen avoin haku. Hakemus saapuu Pirkkalan kunnalle käsiteltäväksi ja saat sähköpostitse viestin, kun tapahtumavaraus on joko hyväksytty tai hylätty.
Huomaathan peruessa erityisesti tapahtumavuoroja, että mahdollisesti alle jääneet vuorot eivät palaudu käyttöön automaattisesti, kuten Timmissä, joten peruutuksen yhteydessä muista ilmoittaa, jos sinulla on tilalle palautettavia vuoroja.